Politique de protection des données à caractère personnel

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1. Généralités

Freedelity est un fournisseur de solutions et de services informatiques en support de la collecte de certaines données à caractère personnel (ci-après « Données »), de leur mise à jour et de leur gestion.

Freedelity permet, entre autres, à ses Clients de centraliser et de tenir à jour vos données via la constitution d’un fichier référentiel.

Les Clients de Freedelity (ci-après « Clients ») sont principalement :
Des enseignes de la grande distribution (https://www.myfreedelity.com/repertoire-des-commerces) et d’autres entreprises soucieuses de vous authentifier (KYC) et de mieux vous connaître (études de marché) afin développer une relation et des services personnalisés avec leurs consommateurs (vous), tout en répondant aux différentes exigences règlementaires en matière de protection et de traitement de Données, et auprès desquelles vous vous êtes inscrits à un programme de fidélisation, une dématérialisation de la garantie, ou tout autre programme de relation à la clientèle (par exemple, un club) ;

Chaque Client de Freedelity est responsable de traitement pour certains traitements et certaines Données. Freedelity Intervient principalement en tant que sous-traitant des Clients et responsable conjoint.  Pour certains traitements Freedelity agi par ailleurs, en tant que responsable distinct du traitement de vos Données.

Freedelity agit dès lors :

1. Comme sous-traitant pour les traitements réalisés pour le compte des enseignes clientes (gestion de leur base de données, fidélité, marketing, etc.) ;
2. Comme responsable conjoint avec les enseignes pour la mutualisation et la tenue à jour des données (fichier référentiel) ;
3. Comme responsable de traitement distinct pour certains traitements ultérieurs (Know Your Customer (KYC), études de marché, services complémentaires MyFreedelity, etc.).

Les politiques de protection des données à caractère personnel des Clients de Freedelity s’appliqueront également pour expliquer comment les Clients de Freedelity traitent vos Données. Nous vous renvoyons à leurs propres documents à ces fins.

Freedelity et ses clients accordent une très grande importance à vos Données et à leur protection conformément aux dispositions du Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi qu’à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Cette politique de protection des données à caractère personnel a pour objectif de vous expliquer comment vos Données sont collectées, utilisées, conservées, protégées et rendues accessibles à nos Clients comme à vous-même.

Au travers du portail www.myfreedelity.com et l'application mobile MyFreedelity, vous pouvez, à tout moment, accéder à vos Données et les gérer tant au niveau de leur contenu que de leur utilisation (la gestion des consentements et des préférences). Freedelity vous permet ainsi d'exercer un contrôle direct, complet et immédiat sur l'usage qui est fait de vos Données, par chaque Client et par Freedelity, et/ou vous permet de consulter à tout moment vos avantages auprès de nos Clients.

Si vous avez une plainte, une question ou un problème concernant la manière dont nous utilisons vos Données, contactez notre Délégué à la Protection des Données (DPO) via l’adresse email dpo@freedelity.be.

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2. Quelles données collectons et utilisons-nous ?

Selon le contexte et les traitements auxquels vous avez souscrits, Freedelity traite les données suivantes :

1. Données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance (hashé, pas d’identification directe possible), genre, langue, identifiant unique, token, numéro de carte d’identité (jusqu’au 31/07/2026. Le numéro est hashé, pas d’identification directe possible) ;
2. Données de contact : votre adresse postale, email, n° de téléphone/GSM et historiques de ces données ;
3. Données de connexion : adresses IP, logs, identifiants de connexion (login et mot de passe) ; la date de création de votre profil, les informations relatives à l'envoi de l'email de confirmation d'inscription dans le fichier Freedelity, la date de la dernière visite sur le portail et l'application MyFreedelity ;
4. Données de localisation (au départ de l’adresse postale) : coordonnées géographiques, codification de secteur/de rue/d'adresse/d'immeuble/de tronçon de rue et de typologie géomarketing (données issues de l’open data, par exemple Statbel, Openstreet map) ;
5. Internet : cookies, traceurs, données de navigation, mesure d’audience ;
6. Données transactionnelles : données générées par les transactions effectuées dans le cadre du programme de fidélisation mis en œuvre par l’enseigne : achats, garanties, montants, objets des transactions, points de fidélité, coupons, tickets de caisse, jeux concours, carte épargne, bons cadeaux, bons de réduction,…
7. Données d’interaction : passages sur bornes, réponses à des campagnes marketing, préférences de communication
8. Autres catégories de données : retours postaux et emails non délivrés.

Sur le portail et l'application mobile MyFreedelity, vous avez accès à d'autres informations spécifiques à votre interaction avec chaque Client (par exemple le détail des tickets de caisse ou les historiques d'achat et de communication...). Freedelity ne traite pas ces Données pour son propre compte, mais pour le compte de ses Clients. Freedelity agit alors en qualité de sous-traitant. A cet égard, nous respectons la règlementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel et nous vous aidons notamment dans le cadre de l’exercice des droits dont vous disposez en votre qualité de personne concernée. Plus d'informations sur ces Données, ces traitements et les finalités de ceux-ci peuvent être obtenues dans les politiques de protection des données à caractère personnel des Clients concernés.
 

Comment vos Données sont-elles recueillies ?

Vos données sont collectées directement auprès de vous lorsque vous créez votre compte / profil client en magasin (à la caisse ou sur les bornes prévues à cet effet) ou sur le site internet / application mobile de l’enseigne, systèmes de caisse, kioskes, API, portails web….

Les outils permettant la collecte de vos données, en ce compris via la lecture de votre carte d’identité, sont mis à votre disposition par Freedelity SA. Freedelity traite vos données en qualité de sous-traitant et uniquement sur instructions des enseignes. 

Vos données sont transférées par les enseignes clientes à Freedelity dans le cadre de la constitution et la tenue à jour du fichier référentiel.

Les autres sources données traitées par Freedelity sont :

1. Les données que vous nous communiquez volontairement (email, mobile, préférences) ;
2. Les données que vous nous communiquez directement via MyFreedelity (portail ou application mobile), via notre site Web, via les kioskes, les sites web de nos clients, les API ;
3. Vos transactions et interactions auprès de nos clients.

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3. Finalités, bases légales et responsabilités

3.1. Freedelity sous-traitant de vos données personnelles

Freedelity intervient en tant que sous-traitant pour ses Clients dans le cadre des finalités suivantes :

1. Gestion de la relation client, fidélité, marketing, gestion de vos droits ;
2. Sécurisation de vos données : Hébergement, sauvegarde, restauration, contrôle des accès ;
3. Recueillir, enregistrer et gérer les consentements pour l’envoi de communications marketing (email, SMS, courrier) et vos préférences à ce sujet ;
4. Intégration d’outils de connexion : ce traitement est réalisé par Freedelity en qualité de sous-traitant pour le compte du Client sur le site internet duquel vous souhaitez vous authentifier grâce à l’outil de connexion. Vos données ne seront traitées à cette fin que si vous y consentez. Le Client vous informera des traitements envisagés au moment de la collecte de votre consentement.

Les traitements de données personnelles sont strictement encadrés par des contrats de sous-traitance conformes au RGPD. Ces conventions précisent notamment les durées de conservation applicables pour chaque client et les dispositions spécifiques relatives aux données que nous traitons pour eux. Pour en savoir plus sur les traitements mis en œuvre par nos clients (enseignes), nous vous invitons à consulter leurs Privacy Policy spécifiques.

3.2. Freedelity est responsable du traitement, conjointement avec ses clients.

Pour nous assurer de la tenue à jour de vos données d’identification et de contact, nous traitons vos données d’identification et de contact conjointement avec les enseignes Clientes (partenaires) dans le cadre d’un service de mutualisation de la tenue à jour de vos Données.

Qu’est-ce que la mutualisation de la tenue à jour de vos données :

Les données d’identification et de contact dont nous disposons nous sont transmises par les enseignes partenaires afin qu’elles soient versées dans un Fichier Référentiel dont la gestion est confiée à Freedelity en qualité de tiers de confiance et responsable conjoint. La centralisation de ces données permet alors à Freedelity de détecter des modifications permettant ensuite d’automatiser la tenue à jour des bases de données de l’ensemble des enseignes partenaires de Freedelity auprès desquelles vous avez accepté le traitement de vos données personnelles. Ainsi, si vous mettez à jour vos données dans l’une des enseignes, ces données seront automatiquement mises à jour chez nous et automatiquement répercutées auprès de chaque client utilisateur des solutions conçues par Freedelity. De cette manière, vous vous assurez que vos données sont correctes et à jour dans les systèmes de tous vos magasins préférés affiliés aux services de gestion de données commercialisés par Freedelity.

Base légale : Le traitement de vos données à des fins de mutualisation de la tenue à jour des données est justifié par :

1. votre confort : le fait que vos données soient à jour dans les enseignes auprès des quelles vous êtes affiliés. Cela vous permet notamment de modifier/corriger/mettre à jour vos données dans une seule de ces enseignes, pour que ces modifications soient répercutées dans les bases de données des autres enseignes auxquelles vous êtes affiliés.
2. l’intérêt légitime des enseignes à assurer que les données relatives à leurs clients, conservées dans nos bases de données, sont à jour. C’est sur base de ces données qu’elles communiquent avec vous et gèrent leur relation client (communications, marketing, programme de fidélité, etc.).
3. l’intérêt légitime de Freedelity d’offrir et de commercialiser sa solution de mutualisation de la tenue à jour des données aux enseignes.

Vous pouvez vous opposez au traitement de vos données à ces fins, au moment de la collecte de vos données et à tout moment ultérieur.

Si vous vous opposez à ces traitements, vous pourrez bien entendu vous affilier à l’enseigne. Par contre, vous ne bénéficierez pas de la mise à jour automatique de vos données dans l’ensemble des enseignes affiliées au service de mutualisation de la tenue à jour de vos données. Consultez la section « Vos droits » pour en savoir plus sur la manière de le faire.

Données traitées : Dans le cadre de la mutualisation de la tenue à jour de vos données, nous traitons conjointement avec les enseignes partenaires les données suivantes :

1. Données nécessaires à la création d’un identifiant unique : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, numéro de carte d’identité. Ces données servent  à créer votre identifiant unique. Votre lieu de naissance et votre numéro de carte d’identité sont immédiatement chiffrés de manière irréversible. Elles ne sont donc pas conservées en clair dans nos bases de données,
2. Données de contact : numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique.
3. Données d’identification : nom, prénom, genre, langue, date de naissance, Identifiant unique, userID...

Destinataires : pour autant que vous ne vous y soyez pas opposé, vos données seront mises à jour auprès des autres enseignes auprès desquelles vous disposeriez déjà d’un compte / profil client. Ces enseignes ne recevront toutefois les mises à jour de vos données d’identification et de contact que lors de votre inscription ou lorsque vous les modifiez. Vous pouvez consulter la liste de ces enseignes à tout moment en vous rendant sur votre portail MyFreedelity. Consultez la section « Vos droits » pour en savoir plus sur la manière de le faire.
 

Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements de mutualisation et tenue à jour de vos données. Pour plus d’information sur les modalités d’exercice de vos droits, veuillez consulter l’article « Vos droits » de la présente politique.

3.3. Freedelity est responsable de traitement distinct

Une fois que vos données ont été versées au Fichier Référentiel, et sauf indication contraire de votre part, vos données sont ensuite traitées par Freedelity en sa qualité de responsable distinct du traitement.

1. Vos données sont traitées par Freedelity afin d’offrir à ses Clients les services suivants :
   1. Vérification d’identité ou KYC (« Know Your Customer ») permettant aux Clients de Freedelity de vérifier l'identité des personnes concernées. Ce service consiste à confirmer à nos Clients que les données qu’ils nous communiquent à votre sujet sont exactes.
   2. Etudes de marché et établissement de typologies géomarketing. Nous permettons à nos partenaires de réaliser ces études uniquement sur base de données anonymisées.
2. Freedelity vous propose également des outils via son portail ou son application mobile :
   1. Analyse de votre budget de dépenses
   2. Un nutriscore
   3. Dématérialisation de vos cartes
3. Communication
   1. Nous utilisons vos données pour vous informer de l'intégration de nouveaux Clients de Freedelity, vous informer de nouvelles fonctionnalités et d’évolutions techniques développées par Freedelity, relatives au portail et à l'application MyFreedelity.
   2. Les communications peuvent être réalisés par courrier postal, par email, par téléphone, par SMS ou via l’application ou le portail MyFreedelity.

Aucune donnée directement identifiante n’est transmise à des tiers dans le cadre des études de marché ou du Know Your Customer.

Vous pouvez vous opposer, à tout moment, aux traitements de vos Données réalisés sur base de notre intérêt légitime et vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement de vos données est basé sur celui-ci.  Pour plus d’information sur les modalités d’exercice de vos droits, veuillez consulter l’article « Vos droits » de la présente politique.

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4. Destinataires de vos données

Vos Données sont accessibles par le staff compétent de Freedelity.

Elles sont également traitées par :

1. Nos sous-traitants techniques (hébergement, maintenance, emailing, sécurité, etc.)
2. Les enseignes partenaires (dans le cadre de la mutualisation de la tenue à jour de vos données)
3. Les Clients de Freedelity pour les services complémentaires (KYC, études de marché, outils de connexion)
4. Autorités compétentes, si la loi l’exige. Certaines instances publiques ont le droit de consulter ou de demander une partie de vos Données. Nous nous devons de coopérer dans de tels cas.

Toutes ces parties doivent respecter la règlementation qui est d'application en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment les droits dont vous disposez en qualité de personne concernée, et doivent respecter les dispositions contractuelles visant à assurer un haut niveau de sécurité.

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5. Où conservons-nous vos données ?

Les Données sont conservées sur des serveurs sécurisés, situés dans l'Union Européenne ou dans des endroits présentant un niveau de protection des données suffisant et approprié conformément à l'avis de la Commission Européenne ou à la législation, de manière que le niveau de protection des personnes physiques garanti par le Règlement général sur la protection des données ne soit pas compromis.

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6. Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant le traitement de vos données:

Droit d'accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des Données vous concernant sont traitées par Freedelity, de nous interroger sur les Données dont nous disposons à votre sujet et d’obtenir une copie de vos Données.

Droit de rectification

Vous avez le droit de rectifier vos Données inexactes et de compléter vos Données incomplètes.

Droit d'opposition

Vous avez un droit de vous opposer à toute utilisation de vos Données, lorsque le traitement est fondé sur notre intérêt légitime.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos Données, conformément à la législation applicable en matière de protection des Données.

Droit à l'oubli ou à la suppression

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos Données, si vous vous trouvez dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des Données, sauf si nous sommes tenus légalement d’en conserver certaines.

Droit de retrait de votre consentement

Vous avez le droit de retirer, à tout moment, votre consentement aux traitements réalisés sur base de celui-ci, et ce à tout moment, sans justification et sans que cela ne remette en cause la licéité des traitements réalisés lorsque votre consentement était actif.

Droit à la portabilité des Données

Vous pouvez demander à récupérer vos Données sous un format lisible par une machine ou demander à ce que vos Données soient transférées à un autre responsable de traitement de votre choix. Pour des raisons de propriété intellectuelle, le fichier contenant vos Données ne sera pas structuré (fichier plat).

Vous pouvez adresser les plaintes en rapport avec le traitement de vos Données par Freedelity à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be.

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7. Comment pouvez-vous nous contacter et faire valoir vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits :

1. Via MyFreedelity (https://www.myfreedelity.com) Si vous n'avez pas accès au portail ou l'application MyFreedelity : vous pouvez envoyer un email à privacy@myfreedelity.com, en joignant à votre demande une preuve de votre identité.
2. Directement en magasin : vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au caissier en magasin auprès de l’enseigne concernée
3. Par téléphone : +32 2 880 98 36
4. Par email : privacy@myfreedelity.com
5. Vous pouvez également nous adresser un courrier postal, en joignant à votre demande une preuve de votre identité, à l'adresse Freedelity SA, Rue Altiero Spinelli 7, 1401 Nivelles. Veillez à toujours formuler clairement le droit que vous souhaitez exercer

Nous attirons votre attention sur le fait que Freedelity intervient également en tant que sous-traitant de certains de ses Clients. Dès lors, vous pourriez voir, au travers du portail ou de l’application MyFreedelity, certaines Données qui ne sont pas traitées par Freedelity comme responsable de traitement, mais bien comme sous-traitant (par exemple, des tickets de caisse, des analyses d’historique d’achat...). En cas de demandes d’exercice de l’un de vos droits sur vos Données, Freedelity pourra répondre à ces demandes, conformément à ce que prévoit la convention de traitement conclue entre Freedelity et ses Clients, agissant en tant que responsables du traitement, ainsi que le Règlement général sur la protection des données. Freedelity pourra également répercuter votre demande au Client et collaborera au mieux afin de satisfaire à votre demande.

De même, lorsque vous utilisez le portail ou l’application MyFreedelity afin d’exercer un contrôle sur les traitements de vos Données par les Clients, Freedelity transmet automatiquement l’instruction au Client. Il incombe à ce Client de donner suite à cette instruction sur ses propres systèmes (en supprimant vos Données de ses propres systèmes par exemple), conformément à sa propre politique de traitement des données à caractère personnel. Freedelity n’agit dans ce cadre que comme un intermédiaire.

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8. Sécurité

Vos Données sont conservées sur des serveurs informatiques sécurisés selon les normes de l’état de l’art et de la technique. Lorsque nous collaborons avec d'autres parties, comme nos sous-traitants, nous exigeons d'elles le même niveau de sécurité.

Des mesures de sécurité adéquates et vérifiées par des organismes compétents et indépendants ont été mises en place, conformément aux dispositions du Règlement Européen applicable en la matière et dans le respect des bonnes pratiques, afin d’éviter toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée ou accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

Malgré tous les efforts mis en place par Freedelity, nous ne pouvons, cependant, jamais garantir totalement la sécurité et la protection de vos Données.

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9. Durées de conservation

Vos données sont conservées dans le Fichier Référentiel maximum 3 ans après votre dernière interaction avec l’un des magasins participant à la mutualisation de la tenue à jour des données (achat en magasin, inscription à un programme de fidélité ou mise à jour de vos données).

Les données traitées dans l’application MyFreedelity ou dans le portail sont conservées 3 ans après la dernière utilisation active de MyFreedelity.

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10. Contact et réclamations

1. Freedelity SA – Rue Altiero Spinelli 7, 1401 Nivelles, Belgium – info@freedelity.be
2. Délégué à la protection des données : privacy@myfreedelity.com
3. Autorité de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – contact@apd-gba.be

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11. Cookies

Nous utilisons des cookies et traceurs sur notre site internet, sur le portail MyFreedelity, sur l’application MyFreedelity et pour vous fournir d’éventuels autres services mis en place par Freedelity.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies ou retirer votre consentement, à tout moment, en cliquant sur ce lien.

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations concernant les cookies que nous utilisons sur notre site internet, vous pouvez consulter notre Politique de gestion des cookies.

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12. Actualisation de cette politique

Nous faisons évoluer en permanence nos solutions et services afin de pouvoir continuer à vous proposer le meilleur support et service. C'est la raison pour laquelle nous adapterons régulièrement la présente Politique de Protection des données à caractère personnel afin qu'elle soit conforme à notre manière de traiter vos Données. Malgré que nous mettions tout en œuvre pour attirer votre attention sur les adaptations, nous vous demandons de consulter régulièrement la Politique de Protection des données à caractère personnel. Il est donc également de votre responsabilité de vous tenir au courant des adaptations.

La présente Politique de Protection des données à caractère personnel a été modifiée pour la dernière fois le 31 décembre 2025.